۱۰ – مدیریت تغییرات
مدیریت تغییرات:
دستورالعملهای کتبی در رابطه با چگونگی تغییر تجهیزات فرآیندی (به غیر از تعویض آنها) و مدیریت لازم بر آنها، بایستی تدوین و به اجرا گذاشته شوند. از این رو کلیه کارکنان مربوطه باید قبل از راه‌اندازی واحد از تغییرات به عمل آمده آگاه شوند و آموزشهای لازم را فرا گیرند. همچنین در صورت لزوم باید اطلاعات ایمنی فرآیند و دستورالعملهای عملیاتی واحد به روز شوند. قبل از اجرای تغییرات در فرایندها، باید اثرات آن بر ایمنی و سلامت کارکنان بررسی گردد تا در صورت نیاز تغییرات لازم در روش های اجرایی و برنامه ها ایجاد شود. روش های اجرایی مربوط به مدیریت تغییر باید در بردارنده تغییر در مواد شیمیایی، تکنولوژی، وسایل، روش های اجرایی و تاسیسات فرایندی باشد.
باید قبل از ایجاد هرگونه تغییر در سیستم موارد ذیل را مد نظر قرار داد:
- قواعد و اصول فنی تغییرات مطرح شده
- تاثیر تغییرات بر سلامت و ایمنی کارکنان
- اصلاحات مورد نیاز برای روش های اجرای عملیات
- زمان مورد نیاز برای تغییر
- الزامات مربوط به اختیارات برای تغییرات مطرح شده
کارکنانی که یک فرایند را راهبری می کنند و کارکنان تعمیر و نگهداری و پیمانکارانی که وظایف شغلی آنها بواسطه تغییر در فرایند تحت تاثیر قرار می گیرد باید قبل از شروع به کار فرایند تغییر یافته، درخصوص این تغییرات آموزش ببینند و اطلاعات مورد نیاز را دریافت نمایند.
اگر تغییری که در روش اجرایی ایجاد می شود منجر به تغییر در اطلاعات ایمنی فرایند و اقدامات و روش های اجرایی عملیات گردد، اطلاعات جدید ایمنی فرایند نیز باید بروز شود.
تاریخچه مدیریت تغییر :
در پانزده سال گذشته، بسیاری از شرکت ها نظام مدیریت تغییر را در بخش های مختلف سازمان خود استقرار داده اند. اما سابقه تاریخی مدیریت تغییر به سال ۱۹۸۹ بر می گردد. در این سال، مرکز ایمنی فرآیندهای شیمیایی کتابی را با عنوان “راهنمای مدیریت فنی ایمنی فرآیندهای شیمیایی” منتشر نمود که مدیریت تغییر به عنوان یکی از عناصر آن معرفی شده بود.
در سال ۱۹۹۳، انجمن شیمی آمریکا، اولین راهنمای مفهومی مرتبط با مدیریت تغییر را با نام “راهنمای مدیران در پیاده سازی و بهبود سیستم های مدیریت تغییر”، منتشر نمود.
انواع تغییرات :
در برنامه ها و کتب مختلف، بر حسب نیاز تقسیم بندی های متفاوتی از تغییرات شده است. بهرحال در یک تقسیم بندی کلی می توان تغییرات را به سه گروه تغییرات اداری، تغییرات سازمانی یا ساختاری و تغیییرات فنی تقسیم کرد.
تغییرات اداری :
اصلاحاتی است که در دستورالعملها و روش های کاری ایجاد می شود. به طور مثال؛ کاهش تناوب بازرسی ها و یا تغییر در زمان انجام تعمیرات پیشگیرانه در یک قسمت از فرآیند تغییر اداری محسوب می شود. این تغییرات می تواند اثرات جدی بر قسمتهای مختلف فرآیند داشته باشد.
تغییرات سازمانی یا ساختاری :
اصلاح ساختار یک سازمان بدون توجه به بزرگی و یا کوچکی آن یک تغییر اصلی محسوب می شود که احتیاج به تجزیه و تحلیل همه جانبه و مناسب دارد. نمونه هایی از این نوع تغییرات عبارتند از :
– حذف یا ایجاد سطوح سازمانی
– تغییر در نوبت های کاری کارکنان
– استفاده از خدمات پیمانکاری به جای استفاده از کارکنان رسمی
تغییرات فنی :
تغییرات فنی بر فرآیند عملیاتی تأثیر گذار است. اضافه کردن یا حذف تجهیزات ، مواد و یا نوآوری و تغییر در فرآیندهای فنی از اینگونه تغییرات محسوب می شوند. معمولاً این تغییرات فنی به دلیل افزایش تولید، افزایش سود و یا کاهش خطرات اجرا می شوند، اما دقت کنید که این عملیات نیز می توانند به افزایش پتانسیل خطر منجر شوند. برخی از این تغییرات عبارتند از :
– تغییر در مواد خام شیمیائی، کاتالیستها یا مواد افزودنی مورد نیاز در فرآیند
– انجام عملیات بهره برداری خارج از محدوده طراحی
– تغییر در یکی از مؤلفه های فرآیندی از جمله دما ، فشار ، دبی و …..
– آزمودن شرایط جدید
– نصب و خرید تجهیزات جدید
– تغییر در نواحی خطر
– تغییر نرم افزارهای فنی کامپیوتری
– تغییر در وضعیت سیتم های اعلام یا اطفاء حریق، سیستم های Interlock و…
– انجام اصلاحات یا تغییرات بر روی تجهیزات و دستگاهها
– راه اندازی واحدهای فرآیندی پس از آنکه مدت زمان طولانی خارج از سرویس بودند
– تغییر مواد ساخت
– انجام عملیات Hot Tapping روی خطوط فرآیندی
– استفاده از تجهیزات موقت
اگر به موضوع تغییر به صورت جزئی تر نگاه شود، مواردی که در طراحی یک سیستم مدیریت تغییر مورد توجه قرار می گیرد به قرار زیر خواهد بود.
– تغییرات در تجهیزات فرآیندی مانند؛ مواد به کار رفته در عملیات ساخت و ساز، پارامتر های طراحی، نحوه قرارگیری و چیدمان تجهیزات و تغییر در مشخصات فنی تجهیزات.
– تغییر در کنترلگرهای فرآیندی مانند؛ ابزار دقیق، کنترل ها، اینترلاک ها و سیستم های کامپیوتری(منطق ها و نرم افزار ها).
– تغییرات عملیاتی و فن آوری مانند؛ شرایط فرآیندی، مسیرهای جریان فرآیند، ویژگی های مواد اولیه و فرآورده، ورود مواد شیمیایی جدید به محیط کار و تغییر در بسته بندی فرآورده ها.
– تغییر در روش های اجرایی و دستورالعمل ها مانند؛ روش های عملیاتی استاندارد(SOP)، اقدامات کار ایمن، روش ها و دستورالعمل های کاری، روش های اجرایی در شرایط اضطراری، روش های اجرایی اداری، روش های اجرایی بازرسی و تعمیرات و …
– تغییرات مربوط به سیستم ایمنی: مانند اضافه کردن یک شیر جداساز در زیر (یا بالادست) یک شیر اطمینان برای تسهیل در برداشتن و آزمایش شیر اطمینان، اتصال خروجی یک شیر اطمینان به فلر، صدور مجوز جهت انجام فرآیند در زمانی که سیستم های ایمنی خارج از سرویس است.
– تغییرات در بازرسی،تست کردن و تعمیرات پیشگیرانه یا الزامات مانند؛ افزایش فواصل بازرسی یا تغییر نوع روان کننده ای که در یک کمپرسور استفاده می شود؛
– تغییرات در زیر ساخت های محیط کار مانند؛ سیستم های حفاظت از حریق، بناهای دائم و موقت، خیابان ها و سیستم های خدماتی.
– تغییرات سازمانی و نیروی انسانی مانند؛ کاهش یا افزایش تعداد اپراتورها در یک نوبتکاری، تغییر مدت انجام کار از ۵ روز به ۷ روز، چرخش و جابجایی مدیر/رئیس واحدهای عملیاتی، جابجایی نفرات در نوبتکاری ها و قسمت های مختلف.
– تغییر در سیاستها و خط مشی مانند؛ تغییر در میزان ساعات اضافه کاری مجاز، تغییر در زمان و الگوی نوبتکاری، تغییر در میزان حجم و عملیات بهره برداری، اتخاذ سیاست استفاده از سیستم مکاتبات بدون کاغذ.
– تغییر در سایر عناصر سیستم مدیریت ایمنی فرآیند مانند؛ بازنگری صلاحیت های مورد نیاز برای سرپرستان تیم بازرسی حادثه، ناحیه بندی مجدد منطقه ای برای نواحی نیازمند مجوز کار گرم و …
– سایر تغییرات شامل؛ همه مواردی که به عنوان تغییر به نظر می رسند اما در هیچ یک از طبقات فوق قرار نمی گیرند.
تغییر همنوع و غیر همنوع :
اگر تغییر پیشنهادی، جایگزین نمودن یکی از تجهیزات با تجهیزات دیگری که عیناً مشابه آن ، با کاربرد یکسان و همچنین مشخصات فنی یکسان باشد . این نوع تغییر ، همنوع محسوب میشود . سایر تغییرات غیر همنوع محسوب می شوند .
درصورتی میتوان یک تغییر را همنوع دانست که معیارهای ذیل در مورد آ نصادق باشد:
– خدمات پشتیبانی تجهیزات جدید بدون تغییر باقی مانده و وضعیت فرآیند نسبت به قبل تفاوتی نکند ضمن آنکه وضعیت بازرسی و آزمون و نیز تعمیر و نگهداشت تجهیزات نیز بدون تغییر باقی بماند.
– اطلاعات کاملی در مورد مشخصات مختلف از جمله طول عمر دستگاه جایگزین شده وجود داشته باشد.
– تجهیزات جایگزین شده عیناً مشابه تجهیزات قبلی بوده و مدل پیشرفته تر نباشد و یا از تأمین کننده دیگری تأمین نشده باشد.
– هر گونه تغییری در پارامترهای فرآیندی مانند درجه حرارت، فشار ، فلو و …. به شرط آنکه در محدوده طراحی بوده و تغییرات صورت گرفته قبلی موجب محدود نمودن این پارامترها در شرایط کنونی نگردد جزء تغییرات همنوع محسوب شده و نیازی به طی نمودن فرآیند سیستم مدیریت تغییر نخواهد داشت.
تغییرات بزرگ / کوچک :
غالباً تغییرات بزرگ شامل اصلاحات گسترده در تجهیزات ، سیستم های ایمنی و ابزار دقیقی و همچنین دستورالعملهای اجرائی می باشند. تغییرات جزئی و کوچک تغییراتی است که تأثیری بر سایر جنبه ها نداشته و یا تأثیر آن بسیار محدود و کم باشد.
تغییر اضطراری :
تغییراتی که به فوریت در خصوص آنها تصمیم گیری می شود بدون آنکه فرصت مطالعه کافی جهت تنظیم یک سیستم مدیریت تغییر مناسب وجود داشته باشد. توجیه یک تغییر اضطراری مشروط به وجود یکی از عوامل زیر است :
– پتانسیل بروز خسارت عمده در تأسیسات و عملیات بهره برداری
– خطر برای پرسنل
– پیامدهای شدید زیست محیطی
تغییر موقت / دائم :
تغییر موقت تغییری است که جهت جایگزین و یا اصلاح یکی از تجهیزات یا دستگاهها انجام می شود تا واحد در شرایط بهره برداری نگه داشته شود . این تغییرات باید حتماً دارای یک تاریخ انقضاء بوده و پس از آن سیستم به حالت اولیه باز گردد . در برخی موارد تغییرات موقت در واقع تغییرات اضطراری محسوب می شوند . سایر تغییراتی که به طور مداوم بر جای می مانند تغییرات دائم محسوب می شوند.
تغییرات مجدد اتفاقی :
تغییراتی است که قبلاً حداقل یک بار صورت پذیرفته و بر حسب شرایط و نیاز تکرار می شوند .
تغییرات ساده / متوسط / پیچیده :
تغییر ساده: تغییری است که موضوع تغییر مربوط به یک اداره خاص بوده و هیچگونه ارتباطی با ادارات دیگر نداشته باشد، که در این حالت یک رونوشت جهت اطلاع به اداره QHSE ارسال می شود.
تغییر متوسط: تغییری است که علاوه بر اداره مربوطه به یک یا چند اداره دیگر نیز ارتباط دارد.
تغییر پیچیده: این تغییر از نوع تغییرات بزرگ بوده که اکثر واحدهای سازمان با آن مرتبط بوده و نیاز است در کمیته اصلی MOC سازمان بررسی و تصمیم گیری شود.
فرآیند اجرای سیستم مدیریت تغییر :
۱- پیشنهادات
– توسعه و گسترش ساختمانها و یا فضاهای تولیدی در قسمتهای مختلف شرکت
– اجرای پروژه های افزایش ظرفیت واحدها
– پیشنهاداتی که در نتیجه مطالعات ریسک ارائه می گردد
– پیشنهادات جهت افزایش خلوص و کیفیت محصول
– پیشنهادات جهت تغییر مشخصات محصول بنا به درخواست مشتری
– پیشنهادات و یا الزام به ایجاد تغییرات ساختاری و یا اداری
۲- ارزیابی اولیه
الف- ارزیابی اولیه بر اساس استانداردها یا روش های عملیاتی موجود که مورد پذیرش شرکت باشد.
ب- تعیین همنوع یا غیر همنوع بودن تغییر پیشنهادی
ج- در صورتی که تغییر همنوع تشخیص داده شود نیازی به وارد کردن آن در سیستم مدیریت تغییر نمی باشد.
۳- بازنگری و مرور :
الف ) ارائه پیشنهاد تغییر فنی غیر همنوع به کمیته مدیریت تغییر
ب ) ارائه پیشنهادات تغییرات اداری و ساختاری به کمیته مدیریت تغییر
ج ) بررسی تغییر در کمیته تغییر
د) مشخص کردن تیم ارزیابی توسط کمیته مدیریت تغییر
ه ) برنامه ریزی و زمانبندی برای انجام کار
و ) ارزیابی تغییر
۴- تأیید رسمی :
تأیید رسمی توسط کمیته مدیریت تغییر صورت می پذیرد.
۵- به روز کردن اطلاعات
– اعمال تغییرات در نقشه های مربوطه بر عهده ادارات مهندسی هر شرکت می باشد
– قبل از اعمال تغییرات در دستور العملها و نقشه ها به استثناء مواردی که اضطراری بودن آنها به تأیید کمیته مدیریت تغییر رسیده باشد هیچ تغییری قابل اجراء نمی باشد در خصوص موارد اضطراری نیز در اولین فرصت اقدامات اصلاحی می بایست صورت پذیرد.
– در صورتی که تغییر منشأ اثر برای بروز تغییراتی در قسمتهای دیگر شود اسناد مرتبط آن قسمتها نیز می بایست اصلاح و به روز شود.
۶- آموزش و آگاهی
– سوابق آموزشها در دبیرخانه کمیته مدیریت تغییر نگهداری می شود.
– مشخص کردن آموزشهای مورد نیاز و نیز نحوه ارائه آنها بر عهده کمیته مدیریت تغییر می باشد.
– درصورتی که تغییر صورت گرفته منشاء اثر برای بروز تغییراتی در قسمتهای دیگر شود آموزشها می بایست نفرات آن قسمتها را نیز در برگیرد.
۷- اجرای تغییر
– در صورتی که برای اجراء و عملی کردن تغییر نیاز به از سرویس خارج کردن واحد و Start Up مجدد باشد هماهنگی لازم با ادارات مختلف و متأثر صورت پذیرد.
– مشخص کردن زمان اجراء برعهده کمیتۀ مدیریت تغییر بوده و پس از کامل شدن عملیات، اصلاحات لازم در روشها و اسناد انجام شود.
– در مورد تغییرات کوچک همان ارزیابی رسمی که توسط کمیته مدیریت تغییر صورت می گیرد کافی است ولی می بایست بررسی لازم برای جلوگیری از تغییر طرح اولیه در فاصله زمانی بین تصویب و اجراء صورت گیرد.
۸- پیگیری
بعد از اینکه تغییر به مرحله اجراء رسید می بایست پیگیری همراه با نظارت جهت رسیدن به نتایج قابل انتظار که بهبود ایمنی و پیشگیری از بروز ریسکهای جدید می باشد صورت گیرد.
۹- ممیزی
جهت حصول اطمینان از اجرای دستورالعمل مدیریت تغییر در شرکت و نیز مشخص شدن بخشهای اجراء نشده ، از سیستم مدیریت تغییر ممیزی به عمل می آید. این ممیزی توسط ادارات HSE انجام شده و موارد عدم انطباق های مشاهده شده به انضمام سایر عدم انطباق ها در بخش های دیگر سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست به مدیر عامل شرکت گزارش می شوند.
علی رضایی ، مشاور مدیریت ایمنی فرایند
psm, rbps , osha , ccps