بحران ها همیشه از جنس آتش یا انفجار و یا سیل نیستند. بحران ها گاهی با غرش و رعد همراهند و گاهی نیز ظاهری آرام دارند و فقط تداوم کسب و کار یک سازمان را به خطر می اندازند. از سایتی که مخازن آن در آتش مواد اولیه نفتی یا پلیمری خود میسوزد تا ساختمانی که مغازه ها و انبارهای آن در سیطره آتش نخ و ویسکوز هستند تا سازمانی که فقط آب باران از سقف آن چکه میکند و یا در اثر یک اتصال کوتاه، سیستم برق آن کاملا قطع شده است و همه اطلاعات فنی و سری از دسترس خارج شده است و یا سازمانی که ساختمان اصلی آن در اثر وقوع سیل یا آتش سوزی، از بین رفته است، همه با بحران مواجه هستند و در تمام آنها عده ای مشغول عملیات اطفاء حریق یا بازگردانی و ریکاوری اطلاعات مالی مشتریان میباشند و نیاز دارند تا هم برای گذر از حادثه، طرحی اندیشیده شود و هم تولید و یا فروش از سر گرفته شود. حال سوال اینست که علاوه بر طرح های گذر از حریق و حادثه، برای تداوم تولیدو فروش خدمات نیز، طرح و برنامه ی اندشیده شده است؟

وقوع بحران و از دست رفتن درآمد، در کنار هزینه های مستقیم مدیریت حادثه قطعا به کاهش سود و یا ضرر خواهد انجامید. ابزارهایی همچون بیمه هم نمیتوانند تمامی این هزینه ها و یا مشتریهای از دست رفته را جبران کنند. در چنین شرایطی است که وجود طرح تداوم کسب و کار الزامی به نظر میرسد.

طرح تداوم کسب و کار (Business Continuity Plan) به طرحی گفته میشود که یک سازمان به کمک آن، خود را برای گذراندن شرایط غیر طبیعی آماده کرده است.

طرح تداوم کسب و کار، به عنوان بخشی از سیستم مدیریت استراتژیک سازمان محسوب می­شود که به طراحی، پیاده ­سازی، پایش و بازنگری مستمر فعالیت­های مرتبط با موضوع تداوم کسب و کار می­پردازد. طرح تداوم کسب و کار، یک فرایند مستمر در سازمان است و بر خلاف مدیریت بحران به صورت پروژه­ای و مقطعی به راهکارهای مقابله با بحران نمی­نگرد بلکه تا زمانی که سازمان به حیات خود ادامه می­دهد، همراه آن است.

در سال ۲۰۰۷ موسسه استاندارد انگلستان، استاندارد BS 25999-2  تحت عنوان “خصوصیات مدیریت استمرار کسب و کار” را منتشر کرد که در آن به تشریح الزامات مورد نیاز جهت پیاده سازی، اجرا و بهبود سیستم مدیریت استمرار خدمت یا BCMS (Business Continuity Management System) مستند سازی شده میپردازد.

نهادهای دولتی در آمریکا، ، از این فرآیند تحت عنوان “برنامه ریزی استمرار فعالیتها”  یا COOP (Continuity Of Operations Planning )  یاد میکنند.

از استانداردهای مهم دیگر این حوزه، می توان به استاندارد بین المللی ISO 22301 به عنوان استاندارد مرجع حوزه تداوم کسب و کار اشاره کرد.

طرح تداوم کسب و کار عمدتا شامل چهار گام میشود

• شناسایی واحدها و فرآیندهای بحرانی سازمان و منابع مورد نیاز جهت پشتیبانی از آنها  “تحلیل تاثیر بر تداوم کسب و کار (Business Impact Analysis)”
• شناسایی، مستندسازی و پیاده سازی روشهای بازیابی و احیای واحدها و فرآیندهای بحرانی کسب و کار
• تشکیل تیم تداوم کسب و کار و تولید طرح تداوم کسب و کار به منظور مدیریت وقفه های احتمالی روند کسب و کار
• برگزاری دوره های آموزشی برای تیم تداوم خدمت و همچنین آزمایش طرح تولید شده و ارزیابی میزان تاثیر آن در بازیابی روال عادی کسب و کار

پیاده سازی سیستم مدیریت تداوم تولید        

شرح جزییات لازم برای پیاده سازی سیستم مدیریت تداوم تولید، طی سه مرحله اصلی و زیر مرحله های فرعی زیر بیان می­شود:

مرحله اول: ایجاد و طرح‌ریزی BCMS

۱-۱-تعیین راهبردها، اهداف و برنامه اقدامات توسعه‌ای سازمان

۱-۲- تحلیل و ارزیابی ریسک (RA)

۱-۳- تحلیل اثرات کسب و کار (BIA)

۱-۴- شناسایی ذینفعان کسب و کار

۱-۵- تعیین گستره BCMS

۱-۶- تعیین نقش‌ها و مسئولیت کارکنان در BCMS

مرحله دوم: پیاده‌سازی و اجرای BCMS

۲-۱-تعیین سطح ریسک‌پذیری سازمان در فعالیت‌های کلیدی

۲-۲- تدوین راهبردهای BCMS

۲-۳- تهیه مستندات نقشه تداوم کسب و کار

۲-۴- طراحی ساختار پاسخ سریع به حادثه (IRS)

۲-۵- طراحی سیستم اخطار و ارتباطات برای پرسنل سازمان

۲-۶- تدوین برنامه‌های تداوم کسب و کار

۲-۷- تدوین برنامه‌های بازیابی

 مرحله سوم: نظارت، بازنگری و حفظ BCMS

۳-۱- برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی و تعیین گستره، زمان‌بندی، الزامات و اهداف هر دوره

۳-۲- برگزاری آزمایشات مختلف در قالب طراحی تمارین گوناگون

۳-۳- طراحی ساختار تحلیل و ارزیابی BCMS

۳-۴- تهیه الزامات BCMS جهت بازبینی و ممیزی داخلی بر اساس استاندارد مورد توافق با سازمان

۳-۵- شناسایی عدم انطباق‌ها و ارائه مستند نظام‌نامه بهبود مستمر برای سازمان